Tổ Chức Sự Kiện - Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện - Công Ty Tổ Chức Sự Kiện

Số lượng và chất lượng các Event tại Việt Nam ngày càng được nâng cao theo nhu cầu của thị trường và mức độ chuyên nghiệp của người làm Event, tuy nhiên mức độ tăng trưởng của địa điểm làm tổ chức sự kiện lại không theo kịp.

Được coi là địa bàn có hoạt động tổ chức sự kiện  sôi động nhất nhưng ở Tp.HCM không hề dễ dàng để tìm được một khách sạn có sức chứa cho hơn 1,000 người. Ngoài White Palace có đại sảnh lớn nhất thành phố có diện tích 2,000 mét vuông chứa được 1,200 người, các khách sạn khác hầu như chỉ chứa được tối đa 500 người. Chẳng hạn như khách sạn Park Hyatt đại sảnh lớn nhất diện tích 550m2, Sheraton đại sảnh lớn nhất diện tích 760m2 hay khách sạn Caravelle, sảnh lớn nhất bao gồm cả khu vực sảnh phía trước nữa diện tích cũng mới chỉ 500m2.

Nhiều Trung tâm hội nghị - tiệc đã mọc lên trong những năm gần đây để "giảm tải" cho các khách sạn vốn đang chia nhau thị phần khá lớn trong miếng bánh "địa điểm tổ chức sự kiện", ví dụ như Gala Royale, Grand Palace, River Palace, Callary... Về cơ sở hạ tầng và chất lượng phục vụ của các Trung tâm hội nghị này cũng không hề thua kém khách sạn 4, 5 sao, được biết đến và đánh giá cao nhất hiện nay là White Palace. Để có thể đặt được địa điểm này để làm sự kiện vào những mùa cao điểm, người làm Event được khuyến cáo phải đặt trước ít nhất 8 tháng.

Trung tâm hội nghị - tiệc cưới White Palace, Tp.HCM - một trong những địa điểm

làm sự kiện chuyên nghiệp nhất

Tại Hà Nội, thị trường tổ chức Event lớn thứ hai, cũng chỉ có những khách sạn đáp ứng nhu cầu cho tối đa 500 khách như là Sheraton, Melia, Daewoo... Trung tâm hội nghị Quốc Gia là một địa điểm có cơ sở hạ tầng khá tốt để tổ chức sự kiện, tuy nhiên địa điểm này hơi xa trung tâm, và người làm Event nếu muốn mang ê kíp set của mình vào sẽ bị tính phí dịch vụ khá cao (lên đến 30%) trong khi nếu dùng ê kíp do Trung tâm này cung cấp thì giá lại không hề thấp.

Tại Đà Nẵng, chị Nguyễn Thị Ánh Hồng, phó giám đốc Nhà hát Trẻ, vốn có thâm niên nhiều năm làm Event cho biết: "Ngoài một số khách sạn có chất lượng khá ổn cho việc tổ chức sự kiện thì người làm Event ở đây cũng khá bí trong việc lựa chọn những địa điểm khác. Các nhà văn hóa, thường được sử dụng cho các mục đích chính trị nhiều hơn vì khó khăn trong việc xin phép, nhà hát thì chỉ có Nhà hát Thành phố là ở Trung tâm thành phố, các nhà hát khác đều ở xa và tiện ích chưa xứng tầm cho các sự kiện. Để tổ chức sự kiện ngoài trời, ngoài Công viên 29/3 ra người làm Event không có lựa chọn nào khác".

Ở Cần Thơ địa điểm cho tổ chức sự kiện còn khan hiếm hơn nữa và chất lượng dịch . Khách sạn lớn nhất Cần Thơ là Golf Cần Thơ đáp ứng chỗ ngồi cho hơn 300 khách. Tuy nhiên chất lượng phục vụ thì chưa thực sự chuyên nghiệp, người làm Event thường than phiền là họ phục vụ chậm, làm món ăn lâu, gây phiền lòng cho người tham dự sự kiện.

Nhà thi đấu ở các địa điểm cũng chưa đáp ứng được nhu cầu của người tổ chức sự kiện. Do cơ quan chủ quản là các đơn vị nhà nước, việc quản lý còn mang nặng tính quan liêu, đa số các nhà thi đấu khác cũng bỏ xa các khách sạn về khâu chăm sóc, phục vụ khách hàng,  báo giá...  Lớn nhất cả nước hiện nay có Nhà thi đấu Phú Thọ (Tp.HCM) với diện tích và nhiều tiện ích đáp ứng được yêu cầu của sự kiện, tuy nhiên chất lượng phục vụ lại bị than phiền nhiều nhất. Chị Hảo, một người làm Event ở Tp.HCM nhiều kinh nghiệm chia sẻ: "Khi liên hệ Nhà thi đấu Lan Anh là khỏe nhất vì nhân viên kinh doanh báo giá địa điểm, điều kiện set up, điều kiện âm thanh ánh sáng, bảo vệ... luôn nên không cần phải hỏi thêm gì cả. Nhà thi đấu Quân khu 7 chất lượng dịch vụ cũng tương đối tốt nhưng hơi xa trung tâm, nhà thi đấu Nguyễn Du thì thuận lợi ở ngay trung tâm nhưng kết cấu xây dựng làm cho việc sử dụng âm thanh trong đó không tốt lắm. Đáng ngán ngại nhất là nhà thi đấu Phú Thọ, người làm Event, nếu chưa phải khách hàng quen thuộc đến đó liên hệ luôn than trời về những trở ngại trong việc gặp được người cần gặp để hỏi về việc thuê nhà thi đấu". Ngoài ra, với chức năng chính của một nhà thi đấu là phục vụ các hoạt động thể dục thể thao, nên vào những thời điểm có các giải đấu, thì các Event được gạt ra để ưu tiên cho việc cung cấp địa điểm thi đấu thể thao.

Tại Hà Nội cũng khá nhiều nhà thi đấu có thể đáp ứng nhu cầu làm các liveshow ca nhạc giải trí, gameshow như NTĐ Hai Bà Trưng, NTĐ Cầu Giấy, NTĐ Bách Khoa, Cung thể thao Quần Ngựa... Tuy nhiên người làm Event có kinh nghiệm thường khuyến cáo rằng phải làm việc kỹ với chủ các địa điểm này về các điều khoản cho thuê địa điểm, thời gian set up, chi phí cho các khoản máy lạnh, âm thanh ánh sáng, chi phí bảo vệ... và có văn bản thỏa thuận thật rõ ràng nếu không muốn tính thêm nhiều khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Anh Nguyễn Chí Ngọc - Event Manager công ty CP giải pháp thương mại Việt Nam - Viettas chai sẻ kinh nghiệm làm việc với các chủ địa điểm tại Hà Nội: "Do các địa điểm như Nhà thi đấu, công viên... thường phục vụ với thái độ khách hàng cần mình hơn mình cần khách hàng nên nếu chúng ta nên tạo thiện cảm với các nhà cung cấp địa điểm thì việc đàm phán cũng như đòi hỏi thêm một số dịch vụ, tiện ích... sẽ được đảm bảo tốt hơn".

Công viên là một mảng quan trọng trong địa điểm dành cho tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên việc tổ chức Event ở các công viên hầu như chưa được thương mại hóa hoàn toàn, các công ty tổ chức sự kiện thường được yêu cầu liên kết với các tổ chức Đoàn, Thể, Hội... mới có thể thuê được thuê địa điểm. Vì vậy nhiều công ty Event phải chung chi cho các Tổ chức xã hội này để mượn danh nghĩa hoặc cho chủ địa điểm để có thể thuê được chỗ làm chương trình.

Quán cafe là địa điểm được nhiều người nhắm đến cho những sự kiện không quá cao cấp để làm ở khách sạn, nhưng cũng không phù hợp với môi trường phòng họp hay công viên, ví dụ như các buổi offline cho game thủ, các chuyên đề hội thảo dạng thân mật... Tuy nhiên không dễ dàng gì để tìm được địa điểm đủ chỗ cho nhiều người. Ví dụ tại Tp.HCM, quán cafe lớn nhất có thể chứa được tới 700 người đứng hay 400 người ngồi là Blue Star, nằm trên lầu 6 một tòa nhà trên đường Phạm Văn Hai với những trang thiết bị, âm thanh ánh sáng chuyên dụng cho tổ chức sự kiện. Lớn thứ nhì là quán K&K trên đường Nguyễn Văn Trỗi, những nhà phát hành game lại yêu thích việc tổ chức offline ở quán này vì không gian set up tốt, mạng Wifi mạnh. Một số quán cafe khác có thể cân nhắc khác là We, Reverview (Tp.HCM), Winwin cafe, Bee Cafe, New Window (Hà Nội)... có ưu thế là ở ngay trung tâm các thành phố, tuy nhiên sức chứa tối đa chỉ từ 80 đến 100 người ngồi.

Buổi offline định kỳ của diễn đàn nghề nghiệp Motibee.com tại cafe Blue Star

Tâm lý người Việt Nam còn không muốn di chuyển xa cho nên người tổ chức Event thường có xu hướng chọn các địa điểm càng gần trung tâm càng tốt. Việc lựa chọn địa điểm gần trung tâm cũng được quan niệm là "xứng với đẳng cấp thương hiệu". Các địa điểm xa trung tâm, cho dù là chỉ ở các quận Tân Bình, Quận 5... dù rộng rãi và cơ sở hạ tầng tốt hơn thì vẫn bị coi như có sự bất lợi.

Bãi đậu xe cũng là điểm yếu của nhiều địa điểm. Ngoài các khách sạn 4, 5 sao, trung tâm hội nghị triển lãm, công viên, nhà văn hóa... thường có bãi xe riêng với sức chứa đáp ứng số lượng khách tham quan thì một vài địa điểm khác như quán cafe, tòa nhà văn phòng... không đáp ứng được chỗ chứa cho cả những hội thảo nhỏ một, hai trăm người. Thế nên mới có cảnh, làm hội thảo ở quán cafe, khách hàng phải đi bộ rất xa để gởi xe ở các bãi xe quanh đó, hay có lúc làm ở một tòa nhà trên đường Tôn Đức Thắng, khách đi lòng vòng tìm bãi xe nhưng tất cả các bãi xe đều đầy nên khách đành cáu tiết ra về.

Những người làm tổ chức sự kiện đều mong muốn có thêm nhiều địa điểm thực sự dành cho tổ chức sự kiện để đáp ứng được nhu cầu cho các chương trình của họ, như sức chứa lớn, đáp ứng được nhiều loại hình sự kiện khác nhau, tiện ích phục vụ sự kiện tốt, chuyên nghiệp trong công tác tổ chức, an ninh, vị trí thuận lợi cho việc tổ chức Event... Tuy nhiên, có một tình trạng hiện nay là chưa có nhiều người mạnh dạn đầu tư cơ sở hạ tầng cho mảng này, dẫn đến việc ngoài một vài trung tâm hội nghị lớn ra, các địa điểm tổ chức sự kiện khác đều ở dạng "nửa vời".

Anh Thảo - EventChannel