Thực đơn gắn liền với chi phí, chi phí quyết định thực đơn. Thực đơn sẽ chi phối các hoạt động chuẩn bị cho việc phục vụ bữa tiệc tổ chức sựu kiện. Dự toán chi phí: Trước khi thiết lập thực đơn phải dự toán chi phí, chi phí có thể được lập theo hệ thống dưới đây:

• Chi phí cố định: chi phí thuê địa điểm và nhân viên phục vụ, chi phí thuê thiết bị sự kiện.  Có những trường hợp sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện để ăn tiệc sẽ không phải thuê. Song cũng địa điểm đó yêu cầu phải bố trí sân khấu, ánh sáng và trang trí thì rõ ràng phải tăng thêm chi phí vì bên cung cấp đã cung cấp cho không gian khác.
• Các chi phí thực phẩm: thông thường chi phí này gắn liền với giá các món ăn mà bên cung cấp thông báo.
• Các chi phí khác: những chi phí ngoài chi phí thực phẩm và chi phí cố định phục vụ bữa tiệc.

Việc xác định các loại chi phí lại phải tuân thủ những nguyên tắc đặt ra đối với một thực đơn bữa tiệc. Sau đây là một số nguyên tắc cần lưu tâm.

Không được để thiếu thực phẩm: Đây là nguyên tắc cơ bản của lên thực đơn. Tuy nhiên cũng không được lãng phí, cần dự kiến chính xác những món được đưa ra phục vụ và thời gian sử dụng các món đó của khách và khi nào khách đến. Phải bảo đảm đủ các món ăn cho những người đến muộn và chú ý tới các nhóm khách không theo lịch đến cùng một thời điểm tổ chức sự kiện làm khách quá đông, không đủ người phục vụ gây rối bận nhầm lẫn sẽ dẫn tới thừa hoặc thiếu món ăn ở các nhóm khách khác nhau.

Hãy chọn món ăn theo mùa: Khi bắt đầu chuẩn bị thực đơn tổ chức sự kiện đã phải tính đến chọn món ăn theo mùa. Món ăn theo mùa vừa thuận lợi về nguồn thực phẩm phong phú, vừa hợp thời tiết khí hậu và an toàn cho khách. Ngoài ra, chọn món ăn theo quốc gia hay khẩu vị địa phương cũng rất hấp dẫn. Không phải ai cũng sẽ ăn món thịt rắn hay cá sấu thậm chí là thịt trâu. Ở Balados và Florida họ thường ăn cá heo, ở Ma Rốc món khoái khẩu của dân địa phương làm từ chi bồ câu nấu theo kiểu phương Tây, nhưng cũng có thể nấu bằng gà. Khách mời sẽ đánh giá khi họ ăn thịt thỏ, thịt cừu hoặc bất kỳ mòn gì mà có thể đấy không phải là món họ thường ăn.

Vị trí nhà bếp: Phải chú ý xác định vị trí đặt bếp sao cho các món ăn được đưa đến chổ khách hợp lý nhất của nơi tổ chức sự kiện. Bếp phải kín đáo và biệt lập với phòng ăn, khách sẽ không nhìn thấy thao tác và cảnh nấu nướng của đầu bếp. Khói bụi, hơi khí ga và khí bếp cũng không bay vào phòng ăn được.

Tuy nhiên có những trường hợp đặc biệt lại khác. Có những nơi có Dịch Vụ tổ chức sự kiện ở một số nước lại trình diễn việc nấu nướng trước mặt các vị khách, trong bữa tiệc thì trưng bày các món ăn địa phương và đầu bếp giải thích cách chuẩn bị nấu nướng và mô tả từng món ăn, đó cũng là điều rất hay và thú vị.

 Công Ty tổ chức sự kiện cần đưa ra cho khách nhiều sự lựa chọn đồ ăn, đồ uống như món ăn khai vị, món Salad và các món ăn phụ nho nhỏ phải được trình bày thật đẹp cùng các món ăn tráng miệng, rượu bia, v.v...Ngoài ra còn phải chú ý tới bố trí phòng, trang trí, dịch vụ và di chuyển.

Tổ Chức Sự Kiện, Công ty tổ chức sự kiện, Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện